サービス担当者会議の照会文（意見照会）の書き方とテンプレート
· 株式会社狼煙
サービス担当者会議にやむを得ず出席できない事業所があるとき、その専門的な意見を書面で確認するのが「照会文（意見照会）」です。何を尋ねたいのかが曖昧だと、返ってくる回答も一般的なものにとどまってしまいます。この記事では、照会文に盛り込む項目、書くときの注意点、そのまま参考にできるテンプレートを整理します。
この記事の要点
- ・照会文は、会議に出席できない担当者の意見を書面で確認するもの
- ・宛先・差出人・対象・目的・照会事項・回答方法と期限を明確にする
- ・照会事項は具体的に、一問ずつ分けると答えやすい
- ・回答は会議録とあわせて記録し、反映の経過を残す
- ・要否・様式・個人情報の扱いは基準・事業所・保険者により異なる＝所属の規定を確認
照会文（意見照会）とは
照会文は、サービス担当者会議に出席できない事業所・担当者に対し、会議で話し合う内容について書面で意見を求めるものです。会議録とあわせて、専門職の意見を確認した記録として残します。
照会の要否や記録の残し方は、運営基準や事業所・保険者（市区町村）の運用で扱いが異なる場合があります。具体的な取り扱いは、所属事業所の様式と最新の基準に沿って進めてください。
- ✓ 目的：欠席する担当者の専門的な意見を書面で確認する
- ✓ 位置づけ：会議録とあわせて残す記録の一部
- ✓ 扱い：要否や様式は基準・事業所・保険者により異なる場合がある
照会文に盛り込む基本項目
照会文は、宛先と差出人、対象となる利用者（記録上の識別）、照会の目的、そして具体的に尋ねたい事項（照会事項）を明確にすると、的確な回答が得られやすくなります。回答してほしい期限や返送方法を添えておくと、やり取りがスムーズです。
個人情報の取り扱いには十分に配慮し、共有する範囲や送付方法は事業所の規定に沿って行います。この記事で示すテンプレートは一般的な項目の例であり、実際の様式は所属の書式に合わせてください。
照会文の基本項目
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 宛先・差出人 | 照会先の事業所名・担当者、差出人（事業所・担当ケアマネ） |
| 対象・目的 | 対象となる利用者（記録上の識別）と、何のための照会か |
| 照会事項 | 具体的に意見を求めたい点（箇条書きにすると回答しやすい） |
| 回答方法・期限 | 返送の方法と、いつまでに回答してほしいか |
照会事項は具体的に、答えやすく分ける
照会事項は「何について意見がほしいのか」をできるだけ具体的に、一問ずつ分けて書くと、相手も答えやすく、返ってくる意見も実用的になります。「ご意見をお願いします」だけでは、一般的な回答にとどまりがちです。
目標案やサービス内容の案など、たたき台があれば添えて「この方向で支障はないか」「気になる点はないか」と尋ねる形にすると、確認したい論点が明確になります。
- ✓ 現在の心身の状況について、専門職の立場で気になる点はあるか
- ✓ 目標案・サービス内容案について、支障や懸念はないか
- ✓ 安全面・リスク（転倒・服薬・栄養など）で留意すべき点はあるか
- ✓ 今後の支援にあたり、他職種と共有しておきたいことはあるか
書くときの注意点
照会文は業務上の文書ですので、丁寧で簡潔な表現を心がけ、専門用語は相手の職種に合わせて調整します。回答の負担を減らすため、照会事項を絞り、選びやすい形にするのも一つの方法です。
返送された回答は、会議録とあわせて記録として残します。共有した内容・受け取った意見・反映した内容の経過が追えるようにしておくと、後の見直しや説明に役立ちます。個人情報の送付方法は事業所の規定を必ず確認してください。
そのまま参考にできるテンプレート
以下は照会文の一般的な型です。角括弧の部分を自事業所の状況に置き換え、照会事項は尋ねたい点に合わせて調整してください。様式は所属事業所の書式に合わせます。
- ✓ ［事業所名・担当者名］様 いつもお世話になっております。［差出人事業所名・担当ケアマネ名］です。
- ✓ ［対象の利用者（記録上の識別）］に関するサービス担当者会議について、ご都合により出席が難しいとのことでしたので、書面にてご意見を照会いたします。
- ✓ 下記の点について、専門職のお立場からご意見をいただけますと幸いです。
- ✓ （1）現在の心身の状況で、気になる点や留意事項はありますか。
- ✓ （2）別紙の目標案・サービス内容案について、支障や懸念はありますか。
- ✓ （3）安全面で共有しておきたい点があればお知らせください。
- ✓ お手数ですが、［期限］までに［返送方法］にてご回答をお願いいたします。
この作業に使えるツール
よくある質問
Q. サービス担当者会議の照会文はどんなときに使いますか？
A. 会議にやむを得ず出席できない事業所・担当者がいるときに、その専門的な意見を書面で確認するために使います。会議録とあわせて記録として残すのが一般的です。要否や取り扱いは運営基準や事業所・保険者の運用で異なる場合があるため、所属の様式に沿って進めてください。
Q. 照会文には何を書けばよいですか？
A. 宛先と差出人、対象となる利用者（記録上の識別）、照会の目的、具体的に尋ねたい照会事項、回答の方法と期限を盛り込むと、的確な回答が得られやすくなります。照会事項は一問ずつ分けて具体的に書くと、相手も答えやすくなります。
Q. 照会事項が漠然としてしまいます。どう書けばよいですか？
A. 「ご意見をお願いします」だけでは一般的な回答にとどまりがちです。目標案やサービス内容の案などのたたき台を添え、「この方向で支障はないか」「気になる点はないか」と、確認したい論点を具体的に示すと、実用的な意見が得られやすくなります。
Q. 照会文の個人情報の扱いで気をつけることは？
A. 共有する範囲や送付方法は事業所の規定に沿って行い、必要以上の情報を載せないよう配慮します。返送された回答は会議録とあわせて記録し、経過が追えるようにしておくと、後の見直しや説明に役立ちます。具体的な取り扱いは所属事業所の規定をご確認ください。
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※ 本記事は業務の参考情報です。認定の有効期間・申請の受付期間などの制度運用は保険者（市区町村）により異なる場合があるため、必ず認定結果通知書・保険者の案内をご確認ください。